26/10/2009 - 07h00

Transporte gráficos do Excel para apresentações em Power Point

ANA IKEDA | Do UOL Tecnologia

Quando você está preparando uma apresentação no Power Point, já parou para pensar que ela poderia ficar muito mais informativa com um gráfico de Excel? Talvez você nunca tenha tentado copiá-lo, mas a tarefa é simples e pode ser feita utilizando as opções Colar ou Colar Especial.

O primeiro passo é criar sua planilha no Excel e salvá-la. Depois abra o Power Point com sua apresentação e peça Inserir>Novo Slide (Insert>New Slide).

Veja como inserir um gráfico dentro do Power Point

Álbum mostra passo-a-passo para você colocar gráficos de Excel dentro de uma apresentação

O próximo passo é voltar ao Excel e copiar seu gráfico. Você pode fazer isso de duas formas: clique no gráfico e vá em Menu Principal>Editar>Copiar (Edit>Copy) ou simplesmente selecione o gráfico e vá pelo atalho Crtl+C.

Em seguida, volte para o novo slide do Power Point. Vá em Menu Principal>Editar>Colar (Edit>Paste) ou clique na área desejada no slide e vá pelo atalho Crtl+V. O gráfico está então colado na apresentação.

Se quiser alterar algum dado, dê dois cliques no gráfico dentro do Power Point. Você verá então a página do gráfico e a página da fonte de dados. Clique nela e você verá a tabela original com os dados do Excel. Você também pode alterar os elementos de design: clique com o botão direito no gráfico e depois escolha a opção Formatar Área do Gráfico (Format Plot Área). Você pode alterar cores e estilo da fonte. Volte para a página principal do gráfico antes de sair.

Mas, e se este for um relatório periódico que você tem que fazer em cima de dados que são atualizados semanalmente, mensalmente? Vai ter que alterar os dados manualmente dentro do gráfico do Power Point toda vez?

Para evitar essa perda de tempo, você pode utilizar o comando Colar Especial quando for inserir o gráfico do Excel para o Power Point. Depois de copiar o gráfico do Excel, conforme explicamos acima, vá no Power Point em Menu Principal>Editar>Colar Especial (Edit>Paste Special). Na janela que se abre, selecione a opção Criar Vínculo (Paste Link) e clique em ok. A partir de agora, todos os dados atualizados no Excel serão transportados para o Power Point.

Quando você abrir o arquivo da apresentação, aparecerá o aviso "Esta apresentação contém vínculos para outros arquivos" (This presentation contains links to other files). Clique em Atualizar Vínculos (Update Links) e o gráfico será alterado a partir das últimas modificações feitas no arquivo em Excel.

Ainda com dúvidas? Veja álbum com o passo-a-passo.