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07/02/2008 - 10h01

Facilite tarefas do escritório com softwares de organização

CINTIA BAIO e LILIAN FERREIRA | Do UOL TECNOLOGIA
Reuniões esquecidas, números de telefone perdidos na montanha de bilhetes colados por todos os cantos e computador travado bem na hora em que deveria começar a apresentação do relatório para o chefe. Familiarizado com algumas dessas cenas?

Para ajudá-lo a manter as tarefas do trabalho bem organizadas, com direito a alarmes sinalizando que falta pouco para a reunião começar e backup de documentos online, o UOL Tecnologia levantou alguns softwares que prometem dar jeito na bagunça.

Bilhetes eletrônicos

Não importa se a agenda está sempre ao seu lado, ainda assim é difícil lembrar-se de todos os compromissos, datas e telefones sem os famosos bilhetinhos colados por todos os cantos da mesa (e do PC).

A boa notícia é que alguns desenvolvedores perceberam o quanto esses papeizinhos são indispensáveis para a vida e decidiram facilitar: criaram versões para serem usadas direto no computador.

O Colar Isto 2.2, por exemplo, oferece, além dos tradicionais bilhetes que ficam na área de trabalho, a possibilidade de agendar exibição dos recados no desktop, bloqueio de edição do texto escrito no papel virtual e envio de lembrete por e-mail.

Agora, se deixar um post-it "colado" apenas em seu desktop não resolve os atrasos da reunião em grupo, o jeito é apelar para o TurboNote. O programa funciona em rede e tem a opção de colocar recados direto na tela do computador dos colegas. Já o QuickNote não dá brecha para esquecimento. O software permite inserir bilhetes na tela do navegador.

Agendas e calendários

A velha agenda abarrotada de papéis e as famosas "folhinhas" de calendário também podem ganhar uma versão eletrônica com alguns softwares —online ou instalados no computador.

Entre as agendas online mais conhecidas, está o Google Calendar. Com recursos de compartilhamento, você pode convidar outras pessoas para visualizar seus compromissos, dividi-los por dia, semana ou mês e ser lembrado deles por e-mail ou por pop-up.

O Yahoo! e o Hotmail também trazem uma agenda online para usuários. No Hotmail, o aplicativo vem junto com a caixa de e-mail. Com funções semelhantes às do Google Calendar, tais agendas também permitem convidar amigos para visualizarem e compartilharem os compromissos, além de te enviar, por e-mail, lembretes e resumo das tarefas a serem executadas no dia.

Além das tradicionais agendas online— que tem como principal vantagem o acesso de qualquer PC ligado à Web— alguns softwares cumprem bem o papel de não te deixar esquecer os compromissos.

O freeware Pingme, por exemplo, envia lembretes anotados no computador direto para o celular. Ainda é possível responder a mensagem para agendar o compromisso para outro dia ou compartilhar o software com outros usuários.

Mas se você preferir uma agenda mais simples vai gostar do Desktop Calendar. Também freeware, o programa é simples e fácil de usar. Os compromissos são anotados com apenas um clique sobre a data escolhida.

Outra boa opção de software é o EssentialPIM Portable Free, que pode ser carregado no pendrive. Assim, onde você estiver, poderá acessar os compromissos, reagendá-los ou configurar alarmes.

Documentos em qualquer lugar

A possibilidade de editar documentos direto na Web e acessá-los de qualquer lugar não é mais novidade. O que é novo é que esses programas online, além de servirem como editores, são usados cada vez mais como sites de backup.

Assim, além de garantir uma cópia extra do texto, planilha ou apresentação em um pendrive, você pode também guardá-lo na Internet e editá-los de qualquer lugar.

A suíte gratuita de aplicativos Zoho.com, por exemplo, tem um plug-in para enviar arquivos do Word para o serviço e também permite que arquivos do Zoho sejam abertos diretamente pelos programas da Microsoft. Nele, é possível criar documentos de texto, apresentações e planilhas eletrônicas.

Já o Google Docs & Spreadsheets funciona integrado a outros serviços do Google, como a conta de e-mail. Com planilhas, textos e apresentações, é possível compartilhar e acompanhar as alterações feitas nos documentos. Em 2007, uma pesquisa apontou que 92% das pessoas que acessavam esse tipo de ferramenta eram usuários do Google Docs (algo em torno de 445 mil internautas).

Outras suítes online também conhecidas são a EditGrid, Thinkfree.com e Numsum.com.

Leia mais sobre backup online de documentos

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