O e-mail fornecido pela empresa aos funcionários é uma ferramenta de trabalho, pertencente à corporação. Por isso, ela pode exercer total controle sobre o e-mail, sendo inclusive responsabilizada pelo conteúdo transmitido, em caso de envio de materiais ilegais, por exemplo. Esse foi o entendimento do Tribunal Superior do Trabalho nos dois casos apresentados ao órgão até hoje e seguido pela maioria das empresas.
Assim, não há invasão de privacidade ou violação de correspondência no monitoramento dos e-mails cedidos pela empresa, já que eles não devem ser utilizados para fins particulares. Apesar disso, há um consenso geral de que o uso pessoal moderado e que respeite "a moral e os bons costumes" é permitido.
Segundo a advogada especialista em direito digital Patrícia Peck, o e-mail com o "@nome da empresa" é como um papel timbrado digital e seu mau uso pode acarretar demissão por justa causa. "A empresa deve deixar claro quais posturas espera na utilização do e-mail corporativo. E as normas valem também para terceirizados e colaboradores que possuem e-mail com o nome da empresa", explica.
O monitoramento dos e-mails geralmente é feito de maneira esporádica por amostragem ou quando há suspeita de uso abusivo. "Normalmente, os registros ficam guardados por um ano", conta a advogada. O mau trato de clientes, envio de spam e pornografia, assédio sexual, discriminação e divulgação de dados sigilosos da empresa são os motivos mais comuns para a vigilância.
Um dos primeiros casos julgados pelo TST sobre o mau uso do e-mail corporativo ocorreu em 2000, quando um funcionário da HSBC Seguros foi demitido por justa causa ao enviar fotos de mulheres nuas pelo correio eletrônico da companhia.
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