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• editoria:Dicas
• galeria: Veja dez passos para organizar melhor seus e-mails
• link: http://tecnologia.uol.com.br/album/20100105_faxina_outlook_album.htm
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O ano começou e você ainda não organizou os e-mails antigos? O <b>UOL Tecnologia</b> listou dez passos para você fazer uma faxina geral no seu Outlook* para começar janeiro com a caixa de entrada zerada, veja a seguir<br><br>*<i>Dica para a versão 2003 do programa</i> Getty Images Mais

<b>Passo 1:</b> Antes de começar a deletar os e-mails, crie pastas para organizar melhor aqueles que você irá guardar. Para isso, vá em File/Arquivo e em New/Novo e clique na opção Folder/Pasta Reprodução Mais

Digite o nome desejado para a pasta. Crie quantas pastas forem necessárias para ajudar na organização Reprodução Mais

<b>Passo 2:</b> Você pode deixar as pastas mais utilizadas em destaque. Para isso, clique com o mouse na pasta desejada e arraste-a até a guia Favorite Folders/Pastas Favoritas. Se quiser, você pode ainda trocar a ordem das pastas, também arrastando e soltando cada uma delas Reprodução Mais

<b>Passo 3:</b> Crie regras para os e-mails que estão na Caixa de Entrada, para você não ter que arrastar manualmente cada e-mail para as pastas. Para isso, clique com o botão direito no e-mail e selecione Create Rule/Criar Regra. Se preferir, vá no próprio e-mail e no menu Actions/Ações e clique em Create Rule/Criar Regra Reprodução Mais

Especifique os parâmetros da regra: se você recebe sempre e-mails do chefe e quer guardar todos, marque a caixa From/De. Você pode também determinar a regra pelo assunto ou destinatário. Depois, selecione a pasta na qual deseja que o e-mail fique guardado em Move e-mail to folder/Mover e-mail para pasta Reprodução Mais

<b>Passo 4:</b> Sobraram mensagens na caixa? Manualmente organize cada uma delas nas pastas desejadas. Você pode fazer isso arrastando e soltando cada uma delas ou, se a mensagem está aberta, vá no menu File/Arquivo e depois em Move to Folder/Mover para pasta Reprodução Mais

<b>Passo 5:</b> Você pode liberar espaço no seu Outlook deletando e-mails com anexos grandes. O Outlook cria uma pasta automática para eles, chamada Large e-mails/E-mails grandes, dentro da pasta Search Folders. Caso queira salvar os anexos antes da operação, vá na mensagem e no menu File/Arquivo selecione a opção Save Attachments/Salvar Anexos. Na janela que se abre, selecione quais anexos irá salvar e clique em ok. Em seguida, escolha em qual pasta do computador deseja salvá-los e clique em ok Reprodução Mais

<b>Passo 6:</b> Você pode deixar as mensagens mais importantes sinalizadas com cores específicas. Para isso, vá no menu Tools/Ferramentas do Outlook e clique em Organize/Organizar. Uma guia será aberta com as opções de organização. Selecione o e-mail desejado e depois clique em Using Colors/Usando Cores e determine qual delas irá utilizar na mensagem. Dessa forma, ao abrir as pastas do Outlook, ficará mais fácil visualizar os e-mails mais importantes Reprodução Mais

<b>Passo 7:</b> Apenas deletar os e-mails não irá liberar espaço no seu Outlook. Uma opção é compactar as pastas. No menu File/Arquivo, clique em Data File Management/Gerenciamento de Arquivo de Dados. Depois, clique no arquivo de dados que você deseja compactar e depois clique em Settings/Configurações. Por fim, clique em Compact Now/Compactar Agora. A Microsoft recomenda que você mantenha o Outlook aberto depois de realizar esta operação Reprodução Mais

<b>Passo 8:</b> Agora, faça o backup dos e-mails. Vá em File/Arquivo e clique em Import and Export/Importar e Exportar. Clique em Export to a file/Exportar para um arquivo e depois em Next/Seguinte. Na lista, selecione Personal Folder File (.pst) e prossiga. Selecione as pastas que deseja copiar e Include Subfolders/Incluir Subpastas. Em Save exported file as/Salvar arquivo exportado como, direcione para a pasta ou dispositivo externo onde irá guardar o arquivo e finalize a operação Reprodução Mais

<b>Passo 9:</b> Agora que a caixa está limpa, você pode mudar o tipo de visualização dos e-mails, caso queira. A mais comum é por data, mas há outras opções. Vá em View/Exibição e clique em Arrange By/Organizar por e veja as opções disponíveis. O item Conversation/Conversação, por exemplo, agrupa os e-mails que possuem o mesmo assunto Reprodução Mais

<b>Passo 10:</b> Agora, programe-se! Use o calendário do Outlook e agende uma limpeza mensal para não acabar perdendo mensagens importantes. Assim, da próxima vez você economizará tempo na faxina e não deixará o trabalho para janeiro de 2011! Reprodução Mais

Veja dez passos para organizar melhor seus e-mails

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