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• editoria:Dicas
• galeria: Saiba como fazer uma faxina completa nos e-mails do Outlook 2010
• link: http://tecnologia.uol.com.br/album/2011_limpeza_outlook2010_album.htm
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• • Microsoft Office [16788];
  • Dicas de tecnologia [50617];

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São tantos e-mails acumulados que você nem encontra mais o que precisa? O <b>UOL Tecnologia</b> preparou uma série de dicas para você organizar seu <b>Outlook 2010</b> e se livrar da bagunça de mensagens na caixa de entrada; veja a seguir Think Stock Mais

Antes de começar a deletar os e-mails, crie pastas para organizar melhor aqueles que você irá guardar. Para isso, vá em New Folder/Nova Pasta Reprodução Mais

Digite o nome desejado para a pasta. Crie quantas pastas forem necessárias para ajudar na organização Reprodução Mais

Você pode deixar as pastas mais utilizadas em destaque. Para isso, clique com o mouse na pasta desejada e arraste-a até a guia Favorites/Favoritos. Se quiser, você pode ainda trocar a ordem das pastas, também arrastando e soltando cada uma delas Reprodução Mais

Crie regras para os e-mails que você anda acumulando na <b>Caixa de Entrada</b>. Assim, o programa dá uma ''mãozinha'' para você não ter que arrastar cada e-mail para as pastas. Para isso, clique no botão Rules/Regras no próprio e-mail e selecione Create Rule/Criar Regra Reprodução Mais

Especifique os parâmetros da regra: se você recebe sempre e-mails do chefe e quer guardar todos, marque a caixa From/De. Você pode também determinar a regra pelo assunto ou destinatário. Depois, selecione a pasta na qual deseja que o e-mail fique guardado em Move e-mail to folder/Mover e-mail para pasta. Quando clicar em Ok, o programa perguntará se você quer aplicar a mesma regra a outros e-mails na pasta. Selecione a caixa de opção e clique em Ok Reprodução Mais

Se criar regras não foi suficiente para automatizar a organização de todos os e-mails, então, mãos à obra. Organize as mensagens que sobraram nas pastas. Você pode fazer isso arrastando e soltando cada uma delas na pasta desejada Reprodução Mais

Você pode liberar espaço no seu Outlook deletando e-mails com anexos grandes. O Outlook cria uma pasta automática para eles, chamada Large e-mails/E-mails grandes. Vá na aba Folders/Pastas, no menu superior do Outlook e clique em New Search Folder/Pasta de Pesquisa Reprodução Mais

Caso queira salvar os anexos antes de deletá-los, vá na mensagem específica e no menu File/Arquivo selecione a opção Save Attachments/Salvar Anexos. Na janela que se abre, selecione quais anexos irá salvar e clique em Ok. Em seguida, escolha em qual pasta do computador deseja salvá-los e clique em Ok Reprodução Mais

Você pode deixar as mensagens mais importantes sinalizadas. Clique com o botão direito no e-mail desejado. Em Categorize/Categorizar, você determina quais categorias deseja (importante, urgente, pessoal, notícias, por exemplo) com cores diferentes para diferenciá-las. Em Quick Steps/Passos Rápidos, com apenas um clique você pode encaminhar a mensagem para um grupo de contatos, para o chefe, responder e deletar, entre outras opções Reprodução Mais

Apenas deletar os e-mails não irá liberar espaço no seu Outlook. Uma opção é compactar as pastas. No menu File/Arquivo, clique em Mailbox Cleanup/Limpeza da Caixa de e-mails. Depois, vá em Cleanup Tools/Ferramentas de Limpeza e selecione Archive/Arquivar. Escolha quais pastas podem ser arquivadas e clique em Ok. Em Mailbox Cleanup, você encontra mais opções de limpeza Reprodução Mais

É recomendável fazer um backup das mensagens que você decidiu manter na sua caixa de e-mail. Vá em File/Arquivo e clique em Open/Abrir. Em seguida, clique em Import/Importar Reprodução Mais

Na janela seguinte, selecione Export to a file/Exportar para um arquivo e depois em Next/Seguinte. Na lista, selecione Personal Folder File (.pst) e prossiga. Selecione as pastas que deseja copiar e Include Subfolders/Incluir Subpastas. Em Save exported file as/Salvar arquivo exportado como, direcione para a pasta ou dispositivo externo onde irá guardar o arquivo e finalize a operação Reprodução Mais

Com a caixa limpa, você pode mudar o tipo de visualização dos e-mails, caso queira. Uma das novidades do Outlook 2010 é a organização por conversas. Para selecionar o opção, vá em View/Exibir e deixe marcada a opção Show as Conversations/Mostrar como conversas Reprodução Mais

É possível limpar as conversas que o programa agrupou automaticamente. Assim, e-mails repetidos não vão aparecer. Vá em Home/Início e clique em Clean Up/Limpeza. Selecione Clean Up Conversation/Limpar Conversa Reprodução Mais

Com uma faxina regular, a tarefa fica mais rápida. Use o calendário do Outlook e agende uma limpeza mensal para não acabar perdendo e-mails importantes. Assim, da próxima vez você economizará tempo na faxina e não deixará o trabalho para janeiro de 2011! Reprodução Mais

Saiba como fazer uma faxina completa nos e-mails do Outlook 2010

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