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• editoria:Dicas
• galeria: Use o Excel para calcular as horas (extras) trabalhadas durante o mês
• link: http://tecnologia.uol.com.br/album/calculo_horas_excel_album.htm
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Você não consegue somar horas usando uma calculadora normal. Isso pode fazer com que a preguiça de calcular as horas trabalhadas seja maior que a vontade (ou necessidade) de controlar esses números -- algo importante para aqueles que trabalham com horas extras, por exemplo. Por isso o <b>UOL Tecnologia</b> explica, neste tutorial, como usar o Excel 2007 para deixar esses números em dia. Confira Getty Images Mais

Abra o Microsoft Excel Reprodução Mais

Digite todos os campos que serão utilizados para o cálculo de horas: essa planilha simula um cartão de ponto para o controle das horas trabalhadas. Como sugestão, você pode preencher as colunas com as informações Data, Entrada (hora), Saída intervalo (almoço), Retorno intervalo (almoço), Saída, Total Horas/Dia, Mínimo de horas por dia, Horas Extras Reprodução Mais

Selecione a coluna Data. Na aba Início, vá até <b>Número> Formatar Células > Categoria: Data > Tipo: 14/03/01</b> e clique em OK Reprodução Mais

Selecione as demais colunas -- todas elas têm informações referentes a horas. Na Aba Início, vá até <b>Número> Formatar Células > Categoria: Hora > Tipo: 13:30</b> e clique em OK Reprodução Mais

Vamos agora começar a preencher a planilha com as informações. Digite a data, entrada, saída intervalo, retorno intervalo e saída Reprodução Mais

Na coluna Total Horas / Dia, vamos aplicar uma fórmula para chegarmos no total de horas trabalhadas naquele dia. Digite <b>=</b> , depois digite <b>(</b> , selecione a Saída Intervalo (C3), digite o sinal de <b>–</b> (menos), selecione Entrada (B3), digite <b>)</b> , digite o sinal de <b>+</b> (mais), digite <b>( </b>, selecione Saída (E3), digite o sinal de <b>–</b> (menos), selecione Retorno Intervalo (D3) e digite ) e dê Enter. Depois de digitada a fórmula ficará assim: =(C3-B3)+(E3-D3) Reprodução Mais

Na coluna Mínimo de horas por dia, digite a quantidade de horas que você precisa trabalhar por dia para atingir a carga horária mensal. Exemplo: 8:00 horas por dia Reprodução Mais

Na coluna Horas Extras o cálculo é simples. Digite <b>=</b> , selecione Total Horas / Dia (F3), digite o sinal de <b>–</b> (menos), selecione Mínimo de horas por dia (G3) e dê Enter. Desta forma, a planilha mostrará o valor de hora extra devida pela empresa (no exemplo o resultado será 0, pois a quantidade mínima de horas a serem trabalhadas é igual ao total de horas trabalhadas naquele dia). Depois de digitada, a fórmula ficará assim: =F3-G3 Reprodução Mais

Nos campos Total Horas/Dia e Horas Extras, as fórmulas poderão ser arrastadas para as células de baixo. Clique no resultado da coluna Total Horas/Dia. No canto inferior, aparecerá um sinal de mais (+). Você deve então clicar com o mouse sobre o sinal e descer até onde desejar que a fórmula seja repetida para as demais células. Faça o mesmo procedimento na coluna Horas Extras Reprodução Mais

Depois é só ir preenchendo a planilha com os horários diários de trabalho para ir acompanhando o cálculo de horas mensais Reprodução Mais

<b>Expediente noturno</b> — Um exemplo um pouco mais trabalhoso é quando o horário de entrada e saída ocorrem em dias diferentes, caso clássico para trabalhadores noturnos que entram, por exemplo, às 18:00 e saem às 05:00 do dia seguinte. Repare que, se colocarmos as informações com as fórmulas e formatos explicados anteriormente, teremos um erro nas colunas de Total Horas / Dia e Horas Extras Reprodução Mais

O erro aparece porque o Excel não entende que houve uma mudança de dia. Para solucionar o erro há duas opções. A primeira (e mais simples) é usar uma numeração alternativa que não é formalmente correta, mas o resultado dá certo. No caso de sair às 5:00, basta digitar 29:00, que são 24:00 horas, referente à meia-noite, + 5:00 que são as horas ultrapassadas. Porém, é preciso fazer mais uma formatação para que a célula aceite horas superiores ao número 24. Na <b>Aba início, vá até Número> Formatar Células > Categoria: Hora > Tipo: 37:30:55</b> e clique em OK Reprodução Mais

No horário de saída digite 29:00, e o cálculo de Total Horas / Dia será calculado com a mesma fórmula que foi arrastada para baixo anteriormente Reprodução Mais

A outra maneira de solucionar é mais complicada, porque no Excel um horário é representado por um número que vai progressivamente de zero a um. Aqui vamos utilizar o mesmo exemplo anterior, pois queremos com uma fórmula diferente chegar ao mesmo resultado. Nesse tipo de representação, 15:00 equivalem a 0,625: é só pegar a hora 15:00 e dividir por 24 (quantidade de horas no dia) Reprodução Mais

Selecione os campos de Entrada, Saída Intervalo, Retorno Intervalo e Saída. Na Aba Início, vá até <b>Número > Formatar Células > Categoria: Número > Casas decimais: 2</b> e clique em OK Reprodução Mais

Os campos foram alterados para os valores equivalentes. Porém, a fórmula continua com erro nas colunas de Total Horas / Dia e Horas Extras. Para corrigir esse erro, no campo Saída, na frente do resultado, vamos digitar um sinal de = e, depois do resultado, vamos digitar +1 . Em seguida, dê Enter. Pelo exemplo ficará assim: =0,2083333333+1 Reprodução Mais

Veja que o erro desapareceu, automaticamente, e o resultado foi igual ao cálculo anterior Reprodução Mais

Caso queira somar quantas horas já trabalhou no mês, vá até a aba <b>fórmulas > Autosoma > Soma</b> Reprodução Mais

Selecione todas as linhas que deseja somar. No exemplo, a soma vai da Linha F3 até F18 Reprodução Mais

Para garantir que a soma esteja correta, na Aba Início vá até <b>Número> Formatar Células > Categoria: Hora > Tipo: 37:30:55</b> e clique em Ok Reprodução Mais

No exemplo, a planilha continuará sendo preenchida com horários quebrados para que você veja que a soma não funciona somente no caso de números redondos. A planilha agora está finalizada e pode ser feita mês a mês para que você mesmo controle a quantidade de horas trabalhadas Reprodução Mais

Use o Excel para calcular as horas (extras) trabalhadas durante o mês

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