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  • galeria: Organize contatos do Outlook e encontre quem procura com poucos cliques
  • link: http://tecnologia.uol.com.br/album/organize_contatos_do_outlook_album.htm
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    • Microsoft Office [16788];
Fotos
Se colocar os ensinamentos deste tutorial em prática, é bem possível que você não passe mais pela angústia de saber que tem o telefone de determinada pessoa, mas não consegue achá-lo no meio de tantos arquivos, papéis e anotações. Isso porque o Microsoft Outlook tem a capacidade de gerenciar uma lista de contatos completa: muitas informações podem ser associadas a cada contato, inclusive colocando a foto das pessoas de sua lista. <br>Confira as explicações baseadas no Outlook 2007, coloque-as em prática e livre-se de vez dos telefones anotados no papel de pão UOL/Arte Mais
As categorias coloridas podem ser aplicadas em mensagens, tarefas, compromissos e também aos contatos. Em praticamente qualquer tela do Outlook, o botão com os blocos coloridos permite configurar a categoria em que aquele item deve estar. É um recurso indispensável para manter os contatos agrupados entre si e também associadas aos e-mails e tarefas do Outlook Reprodução Mais
Você pode configurar suas categorias selecionado o botão ''Categorizar'' (os blocos coloridos) e então em ''Todas as Categorias''. Na tela seguinte é possível renomear e ''recolorir'' as categorias existentes, além de adicionar categorias novas e classificar o que estiver selecionado. Assim, você personaliza os seus contatos da forma que as cores e os nomes do grupo façam mais sentido para você Reprodução Mais
Um mesmo contato pode estar em mais de uma categoria e isso não vai atrapalhar nada – muito pelo contrário. Portanto, não economize nas categorias. No exemplo, o jogador Robinho aparece nos grupos ''Titular'' e ''Santos'' Reprodução Mais
Há diversas maneiras diferentes para visualizar seus contatos. A mais adequada depende do que você procura. A ''lista de telefones'', por exemplo, é mais útil quando você está buscando um número de telefone. A lista por ''cartões'' é bonita, mas, normalmente, pouco produtiva. Ela pode lhe dar uma visão geral dos contatos e é a opção correta para visualizar a lista com fotos Reprodução Mais
Sempre que contatos estiverem agrupados, como na visão por categorias, você pode clicar no rótulo da categoria e então em <b>Ações > Criar > Nova mensagem para contato</b>. Uma nova mensagem de e-mail com todos os contatos daquela categoria como destinatário será criado (todos os jogadores reservas ou todos os titulares, por exemplo). Você também pode selecionar contatos segurando Shift e Ctrl e, em seguida, usar esse comando para criar uma lista de e-mails instantânea Reprodução Mais
Como é possível agrupar contatos por qualquer campo, inclusive por empresa, local e outros que você definir, é importante, sempre que possível, preencher todos os dados de um contato. Para melhorar o agrupamento, procure padronizar – use as profissões ou cargos sempre no masculino, por exemplo. Sua lista ficará mais poderosa e flexível Reprodução Mais
Se você quer criar uma lista de e-mails com endereços que não deseja cadastrar como contatos, pode clicar em <b>Arquivo > Novo > Lista de distribuição</b>. Essa alternativa também é facilmente acessível pelo menu da seta para baixo (dropdown) em ''novo'' na tela de contatos Reprodução Mais
Na tela para criação de lista, é só clicar em ''Adicionar novo'' e digitar os e-mails de todos os contatos que deseja. A lista de distribuição também pode ser categorizada Reprodução Mais
A função de pesquisa fica mais útil quanto mais informações você adicionar nos contatos. Mas ela não verifica os campos detalhados. Ou seja: pode-se adicionar livremente informações ali, sem que elas atrapalhem a localização dos contatos. Não se esqueça da padronização Reprodução Mais
Você pode configurar sua própria visualização em <b>Exibir > Modos de exibição atual > Definir modos de exibição</b>. Personalizar a exibição permite destacar as informações mais relevantes para você e também agrupar e classificar os contatos da forma que for mais adequada – por exemplo, por profissão, cargo, gerente ou até gênero Reprodução Mais
A opção de ''Tabela'' é a que possui o maior número de configurações possíveis. Você pode escolher quais campos exibir e por quais ordenar, permitindo uma rápida visualização daquilo que precisa Reprodução Mais
Talvez você precise enviar um e-mail para todos os funcionários homens de uma empresa porque, digamos, sua cunhada começou a vender gravatas. Ou para todos os seus contatos de uma determinada profissão porque você mudou de emprego e quer que atualizem seus dados. Você pode fazer isso por aqui, ao experimentar as configurações de ordenação e agrupamento. Na foto, é possível ver um agrupamento por Cargo – que foi preenchido pela ''posição'' no exemplo de Seleção Brasileira Reprodução Mais
Para maior flexibilidade, certifique-se que a opção que determina os campos disponíveis esteja em ''Todos os campos de contato'' Reprodução Mais
Outra maneira de organizar os contatos está nas pastas. Em <b>Arquivo > Novo > Pasta</b>, a partir do painel de contatos do Outlook, é possível criar uma pasta para separar permanentemente os contatos Reprodução Mais
Basta arrastar os contatos para movê-los de uma pasta para outra. As pastas facilitam principalmente na hora de adicionar contatos em um e-mail a partir do menu. Essa alternativa se torna uma opção de filtro aqui, enquanto as categorias e visualizações, não. As pastas só mostram sua importância quando há muitos contatos sem ligação entre si que precisam ser organizados Reprodução Mais
Para encontrar seus contatos, basta usar o campo de pesquisa ao catálogo de endereços a partir de qualquer tela do Outlook Reprodução Mais
Outra alternativa válida na hora das buscas é o campo específico da tela de contatos, que é mais flexível. Mas cuidado: o espaço onde fica o campo de pesquisa na tela de contatos se ''adapta'' para outras telas do Outlook. Na tela de e-mails, por exemplo, ele pesquisa suas mensagens. Atenção para não se confundir: se quer pesquisar um contato usando esse campo, troque o painel do Outlook para o ''Contatos'' Reprodução Mais
Use categorias, exibições e pastas em conjunto para organizar seus contatos e conseguir entrar em contato com a pessoa certa no momento que precisar Reprodução Mais

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