O Office Access é sinônimo de banco de dados há muito tempo. Quer aprender a usar o programa? Confira dicas!
1- Como criar um banco de dados?
Para começar a criar uma base de dados simples clique em 'Tabela em Branco', na tela de abertura, e salve o arquivo no canto inferior direito da janela. Uma tabela vazia aparecerá com o nome Tabela1. Crie os campos (nome da coluna que identificará os dados abaixo dela) e digite os dados.
Se preferir estruturar a tabela antes, clique em um botão com um esquadro azul no canto superior esquerdo e salve a tabela. Cada objeto criado no Access - tabelas, consultas, formulários e relatórios - deve ser salvo regularmente.
A visualização Modo de Design (aparece quando clicado no esquadro azul) existe para que seja possível a formatação dos dados, como tipo de dados (texto, número, data, etc.), tamanho máximo do campo, formato, valor padrão, entre outros, além de determinar o nome dos campos (ou colunas).
As tabelas servem para o armazenamento de dados. Procure evitar que o usuário tenha acesso direto às tabelas, utilizando os formulários para a manipulação destes dados.
2- Como criar o formulário do Access?
Para criar o formulário, clique na guia Criar e olhe a seção 'Formulário'. Terão várias opções: desde uma lista com os registros da tabela, passando por algumas opções prontas, até um assistente, que ajuda na criação do formulário, passo a passo. Surgirá um formulário vazio e duas guias novas: 'Design' e 'Organizar'. Na guia 'Design' aparecerão vários objetos na seção 'Controles', tais como botões, caixas de texto, drop downs, rótulos etc.
Para inserir qualquer texto, clique no controle Rótulo e clique no formulário. Quando clicado em Caixa de combinação (Drop-Down) e em seu formulário, abrirá um assistente. Na primeira tela do assistente, há duas opções: ou os dados serão captados de tabelas ou consultas, ou poderão ser digitados. As telas seguintes servirão para selecionar qual tabela será usada, quais campos serão utilizados, se os dados serão classificados em alguma ordem, a visualização final dos dados e, por fim, o rótulo que será colocado na frente do objeto, se for o caso.
3- Como formatar o formulário Access?
A formatação de qualquer objeto no formulário pode ser feita editando a Folha de Propriedades da guia 'Design', na seção 'Ferramentas'. As opções de edição e formatação são inúmeras. Isto vale também para o formulário em si: basta clicar em qualquer área livre e alterar suas propriedades, como cor de fundo e tamanho.
Outra opção é clicar em Auto-Formatação, na mesma guia Formatar. Seu formulário ficará com aparência profissional apenas com um clique do mouse. Cada detalhe do formulário também pode ser editado, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer um dos objetos presentes no formulário e escolher Propriedades. Na janela que se abre, escolha a guia Formato e navegue pelas inúmeras opções de formatação do objeto selecionado.
Depois de formatado, é preciso ver como ficou e se está funcionando. No canto superior esquerdo, clique no botão Modo de Exibição. Depois clique na seta e escolha Modo de Formulário e pode testá-lo. Se quiser alterar mais alguma coisa, volte à edição, clicando no mesmo botão e em Modo Design.
4- Como usar os botões de comando em formulários?
Para facilitar a navegação e manipulação de dados, a diferença é a inserção de botões que vão permitir apagar, adicionar e salvar dados; além de navegar pelos registros. Após criar o formulário, entre no Modo Design, clique na guia Design e em Botão, na seção Controles. Depois, escolha aonde quer que o botão fique e dê um clique (lembrando que, no Modo Design, poderá arrastar o botão para onde quiser). Abrirá a janela Assistente de botões de comando.
Aparecerão várias categorias de botões na pequena janela à esquerda e os botões em si na janela da direita. Basta escolher o botão e clicar em Avançar. Na próxima tela, escolha figura ou texto para o botão. Se optar por uma figura, poderá habilitar a caixa Mostrar Todas as Figuras ou ainda clicar em Procurar para colocar qualquer figurinha em seu botão.
Os botões já vêm com seu funcionamento definido. Se todos os botões básicos já foram colocados, alterne para o Modo de Formulário e comece a deletar, adicionar, alterar e navegar pelo banco de dados.
5- Como fazer uma consulta no Access?
R.: Para entender como funciona uma consulta no Access, é importante saber que a tabela é a qual os dados foram inseridos e estão guardados. A consulta tem a aparência de uma tabela, mas os dados não ficam guardados nela. A consulta é construída na hora, extraindo dados da verdadeira tabela de acordo com critérios que o usuário estabelece.
Na Guia Criar, clique em Outros e em Design da Consulta. Escolha as tabelas (e/ ou outras consultas) de onde virão os campos que deseja. Clique em Adicionar e feche. Ficará faltando inserir os campos de consulta em si, que são exibidos em uma pequena janela.
Clique em uma coluna da consulta e dê um clique duplo para inserir o campo desejado na coluna da consulta. Repita a operação para cada um dos campos da tabela em cada coluna vazia.
Salve a consulta, dando um nome a ela. Se quiser ver como ficou a consulta, na Guia Início, no canto superior esquerdo, na seção Exibir, clique no botão que contém o desenho de uma tabela e assim será estabelecido como critério que a consulta exiba todos os campos da tabela.
*As dicas foram dadas por especialistas do blog Ócio 2007 da Divisão de Negócios Office da Microsoft Brasil.
