Aplicativos de agenda decepcionam e ainda copiam formato do papel; veja análise

Você sabe de uma coisa que é muito louca? Nós podemos identificar produtos pelo design de seus recipientes. Você sabe distinguir um frasco de ketchup, mesmo se estiver vazio e sem rótulo, independente de qual seja a marca. Você conhece um pote de picles, um garrafão de leite ou um frasco de molho para salada, assim como uma caixa de cereais, apenas pelo formato da embalagem.

O mesmo vale para grandes categorias de software. Você conhece uma planilha em qualquer lugar – barra de fórmula no topo, grade abaixo – independente da empresa que o fez. Ou um programa de e-mail, processador de texto, navegador de Internet. Todos eles funcionam basicamente da mesma forma.

Mas há uma categoria de software, uma incrivelmente importante, onde não há um padrão ou conjunto de funções: o software de agenda de compromissos. Cada um parece ter evoluído em sua própria ilha Galápagos.

Veja o novo aplicativo Calendar no Windows 8. Muito do modo tela de toque do Windows 8 é moderno, atualizado e fresco – cor, gestos, tipografia – a ponto de você esperar um aplicativo de agenda de compromissos igualmente modernizado em sua essência.

Mas você não poderia estar mais errado. Ouça, Microsoft: 1990 chamou. Ele quer sua agenda de compromissos de volta.

Você não consegue arrastar verticalmente pela coluna de dias para marcar um compromisso. Você não pode arrastar um compromisso para reagendá-lo. Você não pode gravar um compromisso para que se repita automaticamente, tipo “segunda, quarta e sexta” ou “primeira terça-feira do mês”.

E, incrivelmente, você não pode criar categorias separadas, tipo Casa, Trabalho e Social. Não há como classificar seus compromissos por código de cor ou ocultar certas categorias.

Na mesma semana, em outro computador, eu instalei um programa de agenda de compromissos para Mac chamado BusyCal 2.0. Você sabe o que é brilhante? Quando você o abre, a data de hoje está sempre na coluna superior, independente de qual seja a semana do mês. Você sempre vê as quatro ou cinco semanas seguintes, mesmo se algumas estiverem no mês que vem.

E por que não? Quase sempre, você abre sua agenda para checar futuros compromissos –então por que encher a tela com datas que já passaram? Essa é uma limitação das agendas de papel, onde todo mês mostra 1 na primeira casa.

Foi quando eu tive minha visão. Nossos aparelhos eletrônicos são capazes de flexibilidade, funções e design fantásticos; por que ainda estamos modelando nossas agendas e calendários digitais segundo os de papel?

O aplicativo Apple’s Calendar para Mac chega até mesmo a exibir uma pequena “encadernação” de couro no topo, completa com pedaços de “papel” rasgado para indicar que as páginas dos meses anteriores foram arrancadas. Por quê?

Se você passar bastante tempo no mundo dos aplicativos de agendas de compromisso, você poderá ver, em meio à névoa, uma visão do programa de agenda digital supremo. Se você puder misturar e casar o melhor de todos os diversos programas, aqui está o que surgiria.

Nos dê uma alternativa para a tabulação do Horário Inicial ao Horário Final, e digitar os números em uma minúscula caixa de Novo Evento. Que tal arrastar para indicar a duração do evento. Ou nos dê reconhecimento de voz –reconhecimento inteligente, como o Siri no iPhone. “Marque um compromisso na manhã da próxima terça, às sete: tênis com o Casey”, você poderia dizer. Suas mãos nunca deixariam o volante, o gato ou a bebida deliciosa.

Nós deveríamos poder digitar frases simples como “amanhã 13h almoço encontro” ou “15/04 19h30 jantar com chefe” e nos maravilharmos com o registro por ele do compromisso certo na data e horário certos. (Google, Apple’s Calendar, BusyCal e, em particular, o aplicativo Fantastical para iPhone podem todos fazer isso.) Aqui de novo, você não precisa lidar com caixas de diálogo para dar entrada em um novo evento.

O maior esforço da Microsoft em agendas de compromisso continua sendo o Outlook, o programa de e-mail que acompanha algumas versões do Microsoft Office. O Outlook tem seus detratores, mas uma coisa em que ele acertou é a integração entre seu e-mail e agenda. O que são compromissos, afinal, a não ser interações com as pessoas que você conhece –e como melhor marcar encontros com elas do que por e-mail? Algumas agendas, como a Apple’s Calendar e a BusyCal, oferecem um “mapa de atividade”. É uma visão do ano em que a intensificação das cores na escala amarelo-laranja-vermelho indica momentos cada vez mais ocupados na sua vida. Quando for hora de encontrar o momento para tirar uma folga (ou arrumar tempo para acabar de escrever seu romance), você pode facilmente visualizar os melhores meses –aqueles com menos vermelho na sua agenda anual.

Por que estamos limitados a palavras quando nossos aparelhos são digitais? Nós deveríamos poder colocar fotos, gravações de voz, vídeos e documentos em nossas agendas de compromisso.

Qualquer programa decente de agenda de compromissos permite que você classifique seus compromissos em categorias como Casa, Trabalho e Social. (Essas categorias geralmente são chamadas, de modo confuso, de “calendars”.) Os realmente bons, como o BusyCal e o VueMinder Lite (gratuito para Windows), também permitem que você coloque essas categorias em grupos. Se você criar uma categoria para cada um de seus três filhos, ou cinco vendedores, ou o quer que seja, você pode desativar o grupo Filhos ou Vendedores com um único clique, os ocultando da agenda para que fique menos confuso.

Nós deveríamos ter flexibilidade total na repetição de eventos (“última quinta-feira”, “terça e sexta de toda semana”) e deveríamos poder apagar ou mudar uma repetição sem perturbar todas as outras. (BusyCal, VueMinder, Apple’s Calendar, Outlook e Google Calendar todos marcam aqui.)

Para eventos de múltiplos dias –viagens, férias– nós deveríamos ter faixas que se estendem por múltiplas caixas. Nós deveríamos poder arrastar o fim dessas faixas livremente para ajustá-las. (O Google Calendar é ótimo –é gratuito e oferece muitas das funções descritas aqui –mas não permite que você arraste o fim da faixa.)

E como se trata de uma agenda de compromissos digital, nós deveríamos ter flexibilidade completa do que vemos. Por que nos forçar a uma visão de quatro semanas por mês? Por que não cinco ou seis semanas consecutivas? Por que na semana precisamos ver sete dias? Por que não apenas cinco, se nossos fins de semana são sempre livres?

Por que todas as caixas precisam ser brancas? Por que não podemos colorir as caixas importantes para indicar prazos, comemorações e momentos históricos? Só o Natal deveria ser branco.

Nos telefones, bem, digamos que há muito trabalho a ser feito. No Android, a visão do mês não mostra o texto dos compromissos; você não consegue vê-los a menos que passe para a visão do dia. No iPhone, você pode ver dois compromissos sob a grade do mês, mas é ridiculamente desajeitado de rolar quando a área total para passar o dedo tem pouco mais de um centímetro de altura.

A solução extremamente óbvia, é claro, é abrir um balão, mostrando os eventos do dia, quando você toca na caixa da agenda; é como o Business Calendar funciona (um aplicativo para Android com versão gratuita e uma de US$ 5).

Ou por que não mostrar texto de fato nas caixas da agenda? Sim, a tela do telefone é pequena, mas o Week View consegue (US$ 2 para iPhone).

Os aplicativos para celulares perdem muitas oportunidades da tela de toque. No Android, você pode abrir dois dedos para dar zoom, mas o iPhone desperdiça a oportunidade. Nem o Android e nem o iPhone permite que você arraste os compromissos para reagendá-los.

Em geral, muito mais poderia ser feito com o multitoque, rotação do telefone e passagem do dedo. Por exemplo, no Business Calendar, você pode passar o dedo por várias caixas do mês para abrir uma “visão da semana”, mostrando apenas essas datas. Brilhante.

O que mais existe? Lembretes – via mensagem de texto, e-mail ou balão pop-up. Convites para encontros e eventos, e resposta para convite. Remoção duplicada. Ajuste inteligente do fuso horário.

Finalmente, não é preciso dizer que todas as agendas de compromisso modernas deveriam sincronizar. Com nossos outros computadores. Com nossos celulares. Com a Internet. Nós nunca deveríamos precisar anotar um compromisso em mais de uma máquina.

Os produtores de software do mundo fizeram grandes avanços para nos ajudar a administrar nosso dinheiro, nossos números de telefone e nossos arquivos. Que tal agora dedicarem tempo igual ao tempo?