Há os que amam e os que odeiam, mas não adianta tentar fugir. Em palestras e reuniões você provavelmente vai ter de fazer uma apresentação no PowerPoint (ou em outro software similar). Ele permite também enviar slides para grupos de pessoas ou criar álbuns de fotos.

É comum o palestrante aplicar diversos recursos ou usar os slides como ponto principal da apresentação. Aí está o primeiro grande erro —o PowerPoint deve ser apenas um complemento do discurso oral. No próprio site da Microsoft há um alerta: as apresentações mais eficazes costumam ser as mais simples. O site da fabricante do PowerPoint também aconselha a não usar mais do que cinco palavras por linha, e não mais do que cinco linhas por slide.

O UOL Tecnologia selecionou algumas dicas (e também pecados) para que você faça boas apresentações e torne o PowerPoint uma ferramenta mais útil no trabalho.

Mande você também suas dicas de PowerPoint

Uma dica que pode ajudar é a regra dos 10/20/30, cunhada pelo especialista Guy Kawasaki: uma apresentação não deve ter mais de 10 slides, apresentados em até 20 minutos e com fonte sempre maior que 30.

Falar devagar, não ler o que está escrito nos slides, olhar para a platéia e não pra o telão, falar sobre o assunto principal logo no início e praticar o que será apresentado são pontos que garantem o sucesso de uma apresentação.

O objetivo da apresentação é essencial para determinar o que pode e o que não pode ser feito. Se você for dar uma palestra ou exibir dados em uma reunião ou trabalho escolar, o principal é ser sucinto e ir direto ao ponto. Aqui vale a máxima: "menos é mais". Evite o uso de transições, efeitos, músicas, cores e imagens que podem distrair o público. O uso de narração pode ser importante se você não for apresentar pessoalmente os dados —para isso, use a opção Slide Show > Record Narration (Slide Show > Gravar Narração). Se você vai criar slides para mandar para amigos, pode usar transições, músicas e efeitos para animar a apresentação. Mas sempre tome cuidado com os excessos.

Escrever em tópicos e usar gráficos e imagens para transmitir as informações fazem com que as pessoas prestem mais atenção no que você está dizendo.

Você consegue alterar facilmente a ordem dos slides ao ir em View > Slide Sorter (Exibir > Classificação de Slides). É só clicar no slide que quer mudar de lugar e arrastá-lo até onde ele deve ficar. Você pode copiar slides de um arquivo para outro da mesma maneira. É só abri-los lado a lado e arrastar os slides.

Uma boa ferramenta para organizar imagens, textos, gráficos e vídeos em um mesmo slide é a grade. Para isso, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Grid and Guides (Grades e Guias). Na janela, escolha o espaçamento (spacing), marque a opção Display grid on screen (Mostrar grade na tela) e pressione OK. Agora é só usar a grade para alinhar os objetos. Ao clicar em um objeto, as setas do teclado o movem para cima, baixo, esquerda e direta. Se você quiser um movimento mais preciso, aperte Ctrl junto com as setas.

O programa possui uma barra de ferramentas para imagens. Além dos recursos básicos como cortar, aumentar ou diminuir contraste e brilho, ele possui também uma caneta que apaga uma cor da imagem, muito útil para apagar fundo de logotipos, por exemplo. Basta clicar no botão Set Transparent Color (Definir Cor Transparente). Há ainda o botão Compress Pictures (Comprimir imagens), que permite diminuir o tamanho de uma imagem ou de todas do documento de acordo com o destino da apresentação: para web/tela ou impressão. Você pode escolher também deletar as áreas cortadas das imagens.

Para visualizar efeitos de transição, animação, áudio e vídeo em uma apresentação sem abandonar o modo de edição, basta manter a tecla Ctrl pressionada quando clicar no botão de Apresentação de Slides. A apresentação aparecerá em uma janela no canto superior esquerdo da tela.

A apresentação pode abrir automaticamente, sem o uso do programa, se você salvar o arquivo no formato PPS (PowerPoint Show). Vá ao menu File > Save As > Save as type > PowerPoint Show (Arquivo > Salvar como > Salvar como tipo> Apresentação do PowerPoint).

 Smartphone

Diversos modelos, a partir de 8x de R$ 33,73

Relógios

Diversos modelos, a partir de 4x de R$ 12,23

Notebook | Tv LCD