O primeiro passo da organização digital é arrumar as pastas onde tudo ficará guardado. O Windows XP tem uma pasta chamada Meus Documentos (uma para cada perfil de usuário do computador) e começar por aí facilita a vida, já que existem subdivisões pré-exixtente para música, vídeos e fotos.

Essa facilidade foi ampliada no Windows Vista (e provavelmente será mantida no Windows 7), onde há ainda mais divisões. Existem pastas específicas para documentos, downloads e contatos, entre outros. Dentro dessas pastas também podem ser criadas subdivisões.

Para documentos, além de separar por tipo (textos, planilhas, apresentações), dependendo da quantidade de arquivos e da necessidade, separá-los em pastas por ano e até mesmo por meses.

O que colocar na base da raiz depende da experiência do usuário, que vai perceber o que é mais eficiente para si mesmo. É possível separar inicialmente por tipo de arquivo e depois por data, ou primeiro por data e depois por tipo de arquivo.

Além disso, é possível disponibilizar todos arquivos na internet para acessar em qualquer lugar. A maneira mais conhecida é fácil de fazer isso é pelo Google Docs, que também permite fazer estruturação de pastas, além de mantê-los atualizados o tempo todo.

O programador Marco Gomes, por exemplo, nem possui documentos guardados no seu HD. "Meus documentos de texto, como textos, planilhas, ficam no Google Docs. Minhas apresentações ficam em um negócio que nós programadores chamamos de repositório. Ou seja, fica tudo num servidor na Internet, e eu baixo pra máquina que estou trabalhando, altero, e coloco online novamente", explica.

Uma alternativa offline de manter arquivos atualizados é utilizar um pendrive, que, no entanto, é uma mídia mais sujeita a falhas. Apesar de serviços na internet também correrem risco de ficar fora do ar.

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