Um dos passos mais simples para organizar as mensagens no Outlook(versão 2003) é colorir os e-mails assim que eles chegarem em sua Caixa de Entrada. Dessa maneira, fica fácil, por exemplo, ler o recado do chefe na hora em que o e-mail chega.
Para começar, clique no menu Ferramentas (Tools) do Outlook e, em seguida, Categorizar (Organize).
Na caixa de diálogo que aparecerá, selecione a opção Usando Cores (Using Colors) para definir quais serão os e-mails que receberão a nova regra. Para colorir as mensagens do chefe, por exemplo, digite o e-mail ou o nome dele completo no campo "De" (From) e clique em Aplicar Cor (Apply Color).
Automaticamente, todas as mensagens desse destinatário serão convertidas para a cor que você escolheu, assim como as novas.
Veja o passo a passo deste procedimento em imagens Cadê o e-mail?Mas, se mesmo em destaque, não é possível encontrar aquele e-mail tão importante do último cliente, o jeito é recorrer à função de procurar mensagens oferecida pelo Outlook.
O botão Localizar (Find), que fica próximo ao ícone Enviar e Receber (Send and Receive), traz uma caixa de diálogo com opções para procurar palavras-chave em pastas específicas ou em todas elas. Basta digitar o termo procurado e esperar a filtragem.
Veja o passo a passo deste procedimento em imagens 
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