E-mails não respondidos ou enviados com horas de atraso, erros ortográficos nas mensagens e pressa é uma combinação perfeita para perder pontos com o chefe e com os clientes na empresa.
Se a pressa não pode ser corrigida, os outros três itens têm grandes chances de serem reparados. Assim como em vários webmails, o Outlook oferece, em apenas dois passos, a função de corretor automático de ortografia antes de qualquer mensagem ser enviada.
Para ativar a função, vá ao menu Ferramentas (Tools) e escolha Opções (Options). Na caixa de diálogo, selecione a aba Ortografia (Spelling) e escolha o item Sempre Cheque Ortografia Antes de Enviar e, depois, em Aplicar (Apply).
Veja o passo a passo deste procedimento em imagensAviso de ausênciaJá avisos de folga ou férias podem ser enviados, por exemplo, aos clientes por mensagens automáticas. Assim, no momento em que ele te envia um e-mail, recebe outro de volta com um texto pré-definido por você. Algo do tipo "estou de férias até 09/05, por favor, entre em contato com Simone".
O primeiro passo para definir esse e-mail automático é ir novamente ao menu Ferramentas (Tools) e escolher Assistente de Aviso de Ausência Temporária (Out of Office Assistant).
Depois, escolha a opção Estou Atualmente Fora do Escritório (I am currently Out of the Office) e digite a mensagem que você quer enviar às outras pessoas enquanto estiver fora. Para finalizar, clique em OK.
Sempre que o Outlook for inicializado, o programa lhe perguntará se deseja cancelar ou não o envio do e-mail automático.
Veja o passo a passo deste procedimento em imagensE-mails na hora marcadaUm recurso pouco conhecido, e fácil de usar, do Outlook é o de programar o envio de e-mails para datas e horários específicos.
Para isso, antes de enviar a mensagem, vá até o menu Ferramentas (Tools), escolha a opção Não Enviar Antes (Do not deliver before) e coloque data e hora do envio.
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