Muitos dados enviados por e-mail são extremamente sigilosos e o repasse deles pode trazer sérios problemas para a empresa. Uma saída para protegê-lo é evitar que a mensagem seja encaminhada para outros remetentes.
Utilizando a função Formulários (Forms) do Outlook, é possível excluir o botão Encaminhar dessas mensagens sigilosas. Assim, quando o destinatário receber o e-mail, ele não poderá repassá-lo para mais ninguém porque não encontrará esse comando na tela.
Acompanhe o passo a passo para a criação dessa regra. Mas, atenção, a dica só vale se quem estiver recebendo a mensagem também utilizar o Outlook e o servidor for o Microsoft Exchange Server 2000 ou uma versão superior.
Comece clicando em Ferramentas (Tools) > Formulários (Forms) > Criar Formulário (Design Form).
Na janela de diálogo, escolha ''Biblioteca de Formulários Padrão'' e selecione ''Mensagem''
Escolha a aba Ações (Action) na caixa de diálogo e dê um clique duplo sobre a palavra Encaminhar (Foward)
Na nova caixa de diálogo, deixe a opção Enable em branco e clique em OK
Repita o mesmo processo para, por exemplo, impedir que a mensagem seja respondida para todos ou armazenada em pastas
Depois, vá para a aba Propriedades (Properties) e clique em Enviar definição do formulário com item (Send Form Definition with Item)
Nessa mesma aba, vá ao menu Ferramentas (Tools) > Fomrulários (Forms) > Salvar Formulário Como (Save Form As)
Escolha a pasta Biblioteca de Formulários Pessoal (Personal Forms Library) e dê um nome ao formulário. Por exemplo, não_responder_encaminhar. Clique em Publicar (Publish)
Feche a janela em Arquivo (File) > Fechar (Close). Clique em Não na janela que aparecerá. O formulário personalizado já foi salvo
Para enviar um e-mail e garantir que ele não será encaminhado para outras pessoas, antes de escrevê-lo vá em Ferramentas (Tools) > Formulários (Forms) > Escolher Formulário (Choose Forms)
Acesse a Biblioteca onde o formulário foi salvo
Escolha o nome do formulário criado (não_responder_encaminhar) e clique em Abrir (Open). Depois, é só digitar o e-mail
Veja o passo a passo deste procedimento em imagensBackup de mensagensPara não perder nenhuma mensagem importante, garanta cópias de seus e-mails do Outlook em poucos cliques. Comece acessando o menu Arquivo (File) > Importar e Exportar (Import and Export).
Depois, selecione a opção Exportar para um arquivo (Export to a file) e vá para a próxima tela. Dentre as opções, selecione Pasta de Arquivo Personalizada (Personal Folder Files) e determine onde os arquivos serão salvos em seu PC. Clique em Finalizar (Finish). O backup será feito automaticamente.
Veja o passo a passo deste procedimento em imagens 
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